Le programme de subventions Ocean Community Empowerment and Nature (OCEAN) s’engage à respecter les normes les plus strictes en matière d’intégrité, de responsabilité et de conduite éthique dans la fourniture de services et d’activités. Pour garantir la responsabilité, le dispositif de signalement des préoccupations d’OCEAN permet de signaler tout soupçon de conduite illégale, contraire à l’éthique ou inappropriée, tandis que notre procédure de traitement des plaintes offre un processus équitable et transparent pour recevoir, traiter et résoudre les plaintes concernant les services, les actions, les décisions ou la conduite d’OCEAN.

Signaler une préoccupation

Toutes les organisations et tous les individus impliqués dans les projets financés par OCEAN et dans sa programmation plus large ont la responsabilité d’identifier, d’agir et de signaler rapidement les problèmes lorsqu’ils surviennent. Ce dispositif de signalement doit être utilisé pour signaler des problèmes, y compris, mais sans s’y limiter, les suivants :

• Fraude, corruption ou mauvaise conduite financière
• Blanchiment d’argent ou détournement d’aide
• les problèmes de sauvegarde, y compris l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement (SEAH)
• Traite des êtres humains ou esclavage moderne
• Financement du terrorisme
• Toute autre violation grave liée aux programmes, au personnel ou aux partenaires financés par OCEAN

Toutes les organisations chefs de file, les partenaires, les consultants, les entrepreneurs, les bénéficiaires de subventions, les candidats, les fournisseurs, les parties prenantes et les personnes associées impliquées dans les projets OCEAN financés par Defra sont tenus d’agir immédiatement lorsqu’un problème grave est suspecté ou identifié et de signaler ces problèmes directement à Defra dès qu’ils se présentent. OCEAN ne tolère aucune inaction face à toute forme d’exploitation, d’abus ou de harcèlement sexuels (SEAH).

La notification à Defra est obligatoire et ne remplace pas les obligations de notification internes au niveau du projet ou statutaires. Les préoccupations doivent être signalées en utilisant le contact approprié ci-dessous :

• Problèmes de fraude et d’erreur : fraudanderror@defra.gov.uk
• Questions de sauvegarde (y compris SEAH) : ODA.Safeguarding@defra.gov.uk
• Autres préoccupations : OCEAN Defra Policy Team : OCEAN@defra.gov.uk

Veuillez noter que toutes les préoccupations en matière de sauvegarde et de fraude doivent toujours être soumises directement à Defra en utilisant les contacts appropriés ci-dessus.

L’OCEAN s’engage à fournir une procédure équitable et transparente pour traiter et résoudre les plaintes. La présente procédure de traitement des plaintes est conçue pour fournir une voie formelle permettant de porter une plainte à l’attention d’OCEAN et de garantir que les plaintes sont traitées rapidement, objectivement et conformément aux lois et réglementations applicables.

Si vous n’êtes pas satisfait des services, des actions, des décisions ou de la conduite d’OCEAN, ou des informations que nous vous avons communiquées, vous pouvez suivre les étapes détaillées ci-dessous pour déposer une plainte auprès d’OCEAN.

Étape 1

Adressez toute plainte initiale à nos administrateurs de subventions NIRAS par l’intermédiaire du Helpdesk OCEAN : helpdesk@oceangrants.org.uk.

Un membre de l’équipe administrative vous contactera dans les cinq jours ouvrables pour vous aider à résoudre votre problème.

Étape 2

Si vous estimez que vos préoccupations n’ont pas été prises en compte et que vous souhaitez déposer une plainte formelle, vous pouvez le faire auprès de nos administrateurs de subventions OCEAN NIRAS par le biais de l’e-mail de plaintes OCEAN : complaints@oceangrants.org.uk.

Toutes les plaintes formelles feront l’objet d’un accusé de réception dans les deux jours ouvrables et seront officiellement examinées par un groupe d’experts du NIRAS et du Defra. Vous recevrez une réponse du groupe d’experts confirmant le résultat de votre plainte dans un délai de 20 jours ouvrables. S’il n’est pas possible de résoudre votre plainte dans les 20 jours ouvrables, vous recevrez une notification confirmant le délai prévu pour la résolution de votre plainte.

Étape 3

Si votre rapport concerne une préoccupation, un incident ou une plainte grave, ou si vous ne vous sentez pas à l’aise pour soumettre votre rapport au NIRAS via les canaux ci-dessus, vous devez alors soumettre votre rapport par courriel directement à Defra en utilisant les adresses électroniques fournies ci-dessous. Vous pouvez également vous référer à la politique de dénonciation d’OCEAN pour trouver des canaux de signalement confidentiels permettant de déposer une plainte directement auprès de Defra.

Veuillez noter que si votre rapport concerne une fraude ou un problème de sécurité, il doit toujours être soumis directement à Defra.

• Problèmes de fraude et d’erreur : fraudanderror@defra.gov.uk
• Questions de sauvegarde (y compris SEAH) : ODA.Safeguarding@defra.gov.uk
• Autres préoccupations : OCEAN Defra Policy Team : OCEAN@defra.gov.uk

Procédure de recours

Si vous n’êtes pas satisfait de l’issue de votre plainte ou si vous estimez qu’elle n’a pas été entièrement résolue, vous avez le droit d’introduire un recours pour que la plainte soit traitée à un niveau supérieur.

Les recours ne peuvent être introduits qu’une seule fois et sont limités à un délai de 28 jours à compter de la réception de la notification du résultat de votre plainte. Le recours doit expliquer pourquoi vous n’êtes pas satisfait de la suite donnée à votre plainte et doit être envoyé à l’adresse électronique de l’équipe OCEAN de Defra : ocean@defra.gov.uk.

L’appel sera alors formellement examiné par un panel d’experts du Defra et, si cela est jugé approprié, renvoyé au Defra Service Standards Adjudicator avec une réponse formelle fournie par écrit dans un délai de 20 jours ouvrables.