Program Hibah Ocean Community Empowerment and Nature (OCEAN) berkomitmen terhadap standar integritas, akuntabilitas, dan perilaku etis tertinggi dalam memberikan layanan dan kegiatan. Untuk memastikan akuntabilitas, fasilitas pelaporan masalah OCEAN mendukung pelaporan dugaan perilaku ilegal, tidak etis, atau tidak patut; sementara Prosedur Pengaduan kami menyediakan proses yang adil dan transparan untuk menerima, menangani, dan menyelesaikan pengaduan mengenai layanan, tindakan, keputusan, atau perilaku OCEAN.
Laporkan Masalah
Semua organisasi dan individu yang terlibat dalam proyek-proyek yang didanai OCEAN dan program-programnya yang lebih luas memiliki tanggung jawab untuk mengidentifikasi, menindaklanjuti, dan melaporkan kekhawatiran dengan segera ketika muncul. Fasilitas pelaporan ini harus digunakan untuk melaporkan kekhawatiran, termasuk, namun tidak terbatas pada:
- Penipuan, korupsi, atau pelanggaran keuangan
- Pencucian uang atau pengalihan bantuan
- Masalah perlindungan, termasuk Eksploitasi, Pelecehan, dan Pelecehan Seksual (SEAH)
- Perdagangan manusia atau perbudakan modern
- Pendanaan terorisme
- Pelanggaran serius lainnya yang terkait dengan program, personel, atau mitra yang didanai OCEAN
Semua organisasi utama, mitra, konsultan, kontraktor, penerima hibah, pemohon, pemasok, pemangku kepentingan, dan orang-orang terkait yang terlibat dalam proyek-proyek OCEAN yang didanai oleh Defra diharuskan untuk segera bertindak ketika masalah serius dicurigai atau diidentifikasi dan melaporkan masalah tersebut secara langsung kepada Defra ketika masalah tersebut muncul. OCEAN tidak menoleransi kelambanan dalam segala bentuk eksploitasi, penyalahgunaan atau pelecehan seksual (SEAH).
Pelaporan kepada Defra bersifat wajib dan tidak menggantikan kewajiban pelaporan tingkat proyek atau kewajiban pelaporan menurut undang-undang. Kekhawatiran harus dilaporkan dengan menggunakan kontak yang sesuai di bawah ini:
- Kekhawatiran penipuan dan kesalahan: fraudanderror@defra.gov.uk
- Masalah pengamanan (termasuk SEAH): ODA.Safeguarding@defra.gov.uk
- Kekhawatiran lainnya: Tim Kebijakan OCEAN Defra: OCEAN@defra.gov.uk
Perlu diketahui bahwa semua masalah pengamanan dan penipuan harus selalu disampaikan secara langsung kepada Defra dengan menggunakan kontak yang sesuai di atas.
Prosedur Keluhan
OCEAN berkomitmen untuk menyediakan proses yang adil dan transparan dalam menangani dan menyelesaikan keluhan. Prosedur Keluhan ini dirancang untuk menyediakan jalur formal untuk menyampaikan keluhan kepada OCEAN dan memastikan bahwa keluhan ditangani dengan segera, objektif, dan sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku.
Jika Anda tidak puas dengan layanan, tindakan, keputusan, atau perilaku OCEAN, atau informasi yang telah kami berikan kepada Anda, Anda dapat mengikuti langkah-langkah yang dijelaskan di bawah ini untuk mengajukan keluhan kepada OCEAN.
Langkah 1
Sampaikan keluhan awal Anda kepada Administrator Hibah kami, NIRAS, melalui email Helpdesk OCEAN: helpdesk@oceangrants.org.uk.
Anggota tim administrasi akan menghubungi Anda dalam waktu lima hari kerja untuk membantu menyelesaikan masalah Anda.
Langkah 2
Jika Anda merasa masalah Anda belum ditangani dan ingin mengajukan keluhan resmi, maka Anda dapat melakukannya dengan Administrator Hibah OCEAN NIRAS melalui email keluhan OCEAN: complaints@oceangrants.org.uk.
Semua keluhan resmi akan ditanggapi dalam waktu dua hari kerja dan akan ditinjau secara resmi oleh panel ahli dari NIRAS dan Defra. Anda akan menerima tanggapan dari panel yang mengonfirmasikan hasil keluhan Anda dalam waktu 20 hari kerja. Jika keluhan Anda tidak dapat diselesaikan dalam waktu 20 hari kerja, maka Anda akan menerima pemberitahuan mengenai hal ini yang mengonfirmasi jangka waktu yang diharapkan untuk menyelesaikan keluhan Anda.
Langkah 3
Jika laporan Anda berkaitan dengan masalah, insiden, atau keluhan yang serius, atau jika Anda merasa tidak nyaman untuk mengirimkan laporan Anda ke NIRAS melalui saluran-saluran di atas, maka Anda harus mengirimkan laporan Anda melalui email langsung ke Defra dengan menggunakan alamat email yang disediakan di bawah ini. Anda juga dapat merujuk pada Kebijakan Pelaporan Pelanggaran OCEAN untuk menemukan saluran pelaporan rahasia untuk menyampaikan keluhan secara langsung kepada Defra.
Perlu diketahui bahwa jika laporan Anda berkaitan dengan masalah Penipuan atau Pengamanan, maka laporan tersebut harus selalu diserahkan langsung ke Defra.
- Kekhawatiran penipuan dan kesalahan: fraudanderror@defra.gov.uk
- Masalah pengamanan (termasuk SEAH): ODA.Safeguarding@defra.gov.uk
- Kekhawatiran lainnya: Tim Kebijakan OCEAN Defra: OCEAN@defra.gov.uk
Proses Banding
Jika Anda tidak puas dengan hasil penyelesaian keluhan Anda atau Anda merasa bahwa keluhan Anda belum sepenuhnya terselesaikan, maka Anda berhak mengajukan banding agar keluhan Anda dieskalasi.
Banding hanya dapat diajukan satu kali dan dibatasi waktu hingga 28 hari setelah menerima pemberitahuan tentang hasil pengaduan Anda. Banding harus menjelaskan mengapa Anda tidak puas dengan hasil pengaduan yang Anda terima dan dikirimkan ke email Tim Defra OCEAN: ocean@defra.gov.uk.
Banding tersebut kemudian akan ditinjau secara resmi oleh panel ahli Defra dan jika dianggap tepat akan dirujuk ke Penilai Standar Layanan Defra dengan tanggapan resmi yang diberikan secara tertulis dalam waktu 20 hari kerja.