1. Pendahuluan

Program Hibah OCEAN berkomitmen untuk mempertahankan standar perilaku etis, transparansi, akuntabilitas, dan perilaku tertinggi dalam penyediaan layanannya serta kepatuhan terhadap semua kebijakan, undang-undang, aturan dan peraturan internasional serta nasional yang berlaku. 

Sebagai bagian dari komitmen ini, Program Hibah OCEAN mendorong semua pemohon, Mitra Pelaksana, dan pemangku kepentingan lainnya untuk melaporkan kekhawatiran, keluhan, atau dugaan kesalahan apa pun yang terkait dengan Dana ini melalui saluran pelaporan yang diidentifikasi. Kebijakan Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing) ini dirancang untuk menyediakan mekanisme bagi orang-orang untuk melaporkan hal-hal tersebut secara rahasia, tanpa takut dibalas.

2. Cakupan

Kebijakan ini berlaku untuk semua pemohon, Mitra Pelaksana, konsultan, kontraktor, pemasok, pemangku kepentingan dan (para) pihak lain mana pun yang terkait dengan Program Hibah OCEAN. Secara khusus, fasilitas Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing) harus digunakan untuk melaporkan korupsi, penipuan, pencucian uang, pengalihan bantuan, perdagangan orang, perbudakan, Eksploitasi, Penyalahgunaan dan Pelecehan Seksual (SEAH), kekhawatiran tentang anak-anak dan orang dewasa yang rentan, pendanaan kelompok atau organisasi terlarang, dan setiap pelanggaran lain yang menjadi perhatian terkait dengan Program Hibah OCEAN, orang-orang yang terkait, dan proyeknya.

3. Saluran Pelaporan Rahasia

Untuk memastikan bahwa Program Hibah OCEAN dapat dipertanggungjawabkan, saluran rahasia pelaporan pelanggaran (whistleblowing) telah dibentuk. Program Hibah OCEAN mendorong semua pemohon, Mitra Pelaksana, dan pemangku kepentingan lainnya untuk melaporkan kekhawatiran, keluhan, atau dugaan kesalahan apa pun yang terkait dengan Dana ini melalui saluran yang diuraikan di bawah.

Administrator Hibah OCEAN (NIRAS) merupakan titik kontak pertama untuk setiap kekhawatiran kecil yang mungkin Anda miliki. Apabila Anda merasa nyaman menyampaikan kekhawatiran Anda kepada NIRAS secara langsung dan merasa bahwa kesalahan tersebut bukan kesalahan serius yang perlu disampaikan kepada Defra, maka silakan kirimkan laporan Anda melalui email ke:

• Laporan umum dan kekhawatiran: helpdesk@oceangrants.org.uk   

Apabila laporan Anda terkait dengan kekhawatiran, insiden, atau keluhan serius, atau apabila Anda merasa tidak nyaman menyampaikan laporan Anda kepada NIRAS, maka Anda harus menyampaikan laporan Anda melalui email secara langsung kepada Defra menggunakan alamat email yang diberikan di bawah. Perlu diketahui bahwa apabila laporan Anda terkait dengan kekhawatiran akan Penipuan atau Perlindungan, maka laporan ini harus selalu disampaikan secara langsung kepada Defra.

• Kekhawatiran akan penipuan dan kesalahan: fraudanderror@defra.gov.uk  
• Kekhawatiran akan perlindungan (termasuk SEAH): ODA.Safeguarding@defra.gov.uk  
• Kekhawatiran lainnya: Sekretariat OCEAN: OCEAN@defra.gov.uk 

Para Mitra, konsultan, kontraktor, pemasok, relawan, pemangku kepentingan, dan orang(-orang) terkait yang terlibat dalam usaha yang didanai oleh Defra seharusnya selalu segera melaporkan setiap kecurigaan, dugaan atau insiden aktual melalui setiap saluran pelaporan. Laporan dan kekhawatiran akan ditindaklanjuti sesuai dengan kebijakan dan prosedur, serta kewajiban hukum dan undang-undang; dengan memastikan bahwa penyintas, apabila berlaku, dilindungi sepenuhnya dan dianonimkan (apabila mereka memintanya). 

4. Perlindungan dari Pelanggaran Kerahasiaan dan/atau Pembalasan

Program Hibah OCEAN dengan tegas melarang pelanggaran kerahasiaan dan/atau pembalasan terhadap orang-orang yang melaporkan kekhawatiran atau dugaan melakukan kesalahan dengan itikad baik. Setiap bentuk pelanggaran kerahasiaan atau pembalasan merupakan pelanggaran terhadap kebijakan ini dan akan mengakibatkan tindakan disiplin, hingga dan termasuk penghentian pendanaan proyek. 

5. Proses Penyelidikan

Setelah menerima pelaporan pelanggaran (whistleblowing), Defra akan meminta mitra pelaksana yang terlibat untuk memberikan tanggapan terhadap laporan tersebut. Berdasarkan penilaian awal terhadap nilai penipuan dan tingkat risiko reputasi, mitra yang terlibat (dengan pengawasan dan dukungan dari NIRAS), kemudian akan diminta untuk melakukan penyelidikan awal di negara tersebut (atau secara kasus per kasus, Defra dapat memutuskan memilih untuk melakukan penyelidikan mereka sendiri). NIRAS akan bekerja secara erat dengan mitra yang terlibat untuk memastikan mereka menunjuk orang atau tim yang ditetapkan untuk bertanggung jawab atas penyelidikan laporan kekhawatiran atau dugaan kesalahan. 

Program Hibah OCEAN berkomitmen untuk melakukan penyelidikan secara menyeluruh dan tepat waktu. Informasi terbaru tentang perkembangan penyelidikan akan diberikan kepada pelapor (whistleblower), sepanjang memungkinkan tanpa mengganggu penyelidikan, sesuai dengan setiap permintaan anonimitas dan mematuhi hukum yang berlaku. Setelah penyelidikan selesai, Defra akan menentukan apakah kekhawatiran yang dilaporkan terbukti atau tidak terbukti. 

Apabila kesalahan terbukti, Defra akan bekerja dengan para pihak yang terlibat untuk mengambil tindakan perbaikan yang tepat. Laporan dan kekhawatiran akan ditindaklanjuti sesuai dengan kebijakan dan prosedur, serta kewajiban hukum dan undang-undang; dengan memastikan penyintas, apabila berlaku, dilindungi sepenuhnya dan dianonimkan (apabila mereka memintanya). Defra akan mengomunikasikan hasil penyelidikan kepada pelapor (whistleblower) sepanjang memungkinkan, sesuai dengan setiap permintaan anonimitas dan mematuhi hukum yang berlaku.

6. Tinjauan dan Perubahan

Kebijakan Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing) ini akan ditinjau dan diperbarui secara berkala sebagaimana diperlukan untuk memastikan keberlakuan dan kepatuhannya terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Program Hibah OCEAN berkomitmen untuk membina lingkungan di mana orang-orang merasa aman dalam melaporkan kekhawatirannya tanpa takut dibalas.